POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
PARTES:
COOPERATIVA MULTIACTIVA DE LA UNION
(en adelante COOMULTIUNION) NIT: 901.261.404-1
DIRECCIÓN: CARRERA 24 # 51-75 OFC 202
REPRESENTANTE LEGAL: SAMIR ERNESTO BELLO ARIAS
TRABAJADOR O CONTRATISTA
Nombre completo C.C.
Cargo
Para efectos de este acuerdo cuando los aquí intervinientes serán denominados LAS PARTES.
CONSIDERACIONES
A. Que el tratamiento de datos personales requiere autorización previa, expresa e informada por parte del titular y/o sus representantes legales, o autorización de ley en los casos en que así esté previsto. B. Que la Ley colombiana establece que el tratamiento de los datos personales deberá someterse a los principios señalados en esta, entre ellos la confidencialidad. Así mismo, el régimen de protección prevé sanciones institucionales y/o personales hasta por dos mil (2.000) Salarios Mínimos Mensuales Vigentes. Por su parte, debe tenerse presente que la Ley 1373 de 2009 en el artículo 269F consagra el tipo penal de Violación de Datos Personales. C. Que la Ley colombiana establece una prohibición general frente al tratamiento de datos personales de menores de edad, así como respecto de la información sensible de las personas; entendiendo como sensible según la Ley colombiana la información relativa a la salud, creencias religiosas, filiación política, orientación sexual, origen étnico, información biométrica, y cualquiera otra que pueda generar discriminación, exclusión o peligro. Lo anterior sin perjuicio de las excepciones de ley que son de aplicación restrictiva. D. Que en virtud del contrato laboral celebrado entre LAS PARTES se requiere el acceso a los datos personales vinculados a la ejecución de las funciones contratadas, teniendo presente siempre las finalidades autorizadas. E. Que todo tratamiento de datos personales fuera de la autorización contractual y/o legal en cabeza de CONFIAR puede dar lugar a la imposición de sanciones a EL TRABAJADOR y demás consecuencias derivadas en la aplicación del régimen de protección de datos personales.
CLÁUSULAS
PRIMERA. OBJETO. Este acuerdo tiene como objeto la obligación de protección que asume EL TRABAJADOR para proteger la información personal en poder de COOMULTIUNION, sea que esta se trate como Responsable o Encargado del tratamiento, a la que tenga acceso en el desempeño de sus funciones.
SEGUNDA. OBLIGACIONES. Son obligaciones de EL TRABAJADOR las siguientes:
2.1. Dar confidencialidad a la información personal a la que accede para el desempeño de las funciones contratadas. 2.2. Dar y mantener el carácter de reservada a la información personal a la que se accede. 2.3. Tratar la información personal a la que se accede en virtud de las funciones asignadas para las finalidades propias del cargo desempeñado. 2.4. Adoptar medidas de seguridad a nivel lógico, físico y administrativo que impidan cualquier tratamiento o uso no autorizado de la información personal a la que se accede con ocasión de la relación laboral vigente. En caso de acceder a información personal definida por la ley como sensible y aquella otra que tenga carácter confidencial deberá adoptar las medidas de seguridad de máximo nivel que garanticen la adecuada protección de tal información. 2.5. Comunicar a COOMULTIUNION, una vez tenga conocimiento de manera directa o a través de terceras personas, cualquier indicio o hecho cierto que implique una violación a las medidas de seguridad adoptadas para proteger la información personal o que impliquen un tratamiento inadecuado de la información personal o un uso no autorizado de tales. 2.6. Comunicar a COOMULTIUNION, una vez le sea notificada, cualquier solicitud de orden de autoridad competente que pretenda acceder a los datos personales objeto de este acuerdo. 2.7. Colaborar con COOMULTIUNION en la gestión de cualquier incidente de seguridad que llegare a comprometer los datos personales objeto de este acuerdo; sea que esta la realice directamente, COOMULTIUNION o un tercero por ella contratada o una autoridad competente. 2.8. Dar cumplimiento a la reserva bancaria, a la que está obligada COOMULTIUNION como Establecimiento de Crédito. 2.9. Al finalizar el vínculo contractual con COOMULTIUNION, EL TRABAJADOR se obliga a realizar la devolución de toda la información y datos personales que se encuentre en su poder, y a eliminar las copias que haya realizado. Por lo tanto, una vez terminado el contrato con COOMULTIUNION, no podrá realizar ningún tratamiento de los datos personales en los cuales CONFIAR actúe como responsable o encargado.
TERCERA. PROHIBICIONES. Son prohibiciones para EL TRABAJADOR las siguientes:
3.1. Usar los datos personales en provecho propio o de un tercero en forma contraria a lo pactado en este contrato. 3.2. Permitir el acceso a la información personal al trabajador y/o terceros no autorizados. 3.3. Entregar los datos personales tratados a cualquier autoridad sin haber notificado el requerimiento a COOMULTIUNION, con el fin de que esta pueda analizar de manera previa la competencia de la autoridad solicitante y la correlación directa de la orden y el hecho objeto de investigación y/o requerimiento. 3.4. Alterar cualquiera de los atributos de la información personal a la que se accede en razón de este contrato. 3.5. Importar y dar tratamiento a bases de datos personales externas, sin autorización previa de Confiar. CUARTA: AVISO DE PRIVACIDAD Y CONSENTIMIENTO INFORMADO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. LAS PARTES entienden que la relación contractual que existe entre ellas determina la necesidad de que COOMULTIUNION realice diversos tipos de tratamiento respecto de la información personal de sus trabajadores y del núcleo familiar de estos en relación con las obligaciones, cargas y deberes propios y conexos a la relación laboral, así como de las relaciones contractuales comerciales o civiles que COOMULTIUNION tiene con terceros y en las cuales pueden intervenir sus trabajadores como ejecutores en nombre de COOMULTIUNION. En virtud de lo anterior, COOMULTIUNION podrá almacenar, conservar, analizar, investigar, trasmitir, cruzar, depurar, comunicar, compartir, informar, auditar, usar, monitorear y recolectar datos e información personal de sus trabajadores, así como evidencia y logos o rastros de navegación respecto de las actividades realizadas en los sistemas de información y redes, bien se trate de dispositivos de COOMULTIUNION o de terceros contratados por COOMULTIUNION, ubicados dentro o fuera del territorio nacional, con el fin de informarse e informar sobre el cumplimiento de las obligaciones originadas en contratos laborales, comerciales, civiles, obligaciones de ley, órdenes de autoridad competente, desarrollo de estrategias con organismos públicos, privados, sean de orden nacional o internacional. Los datos personales recolectados de los trabajadores y su núcleo familiar serán tratados con sujeción a las siguientes finalidades: > Conocer y analizar las competencias de los trabajadores para contribuir al desarrollo de un plan de crecimiento personal y profesional dentro de la Cooperativa. > Desarrollar estrategias y actividades de bienestar personal, familiar y mejoramiento de sus condiciones de vida. > Evaluar el clima laboral con el fin de diagnosticar, planear, verificar y mejorar el clima organizacional, así como el desempeño individual y colectivo de las áreas que hacen parte de COOMULTIUNION. > Informarse e informar sobre el buen uso de los recursos informáticos y demás activos materiales e inmateriales entregados para el desempeño de sus funciones laborales. > Suministrar a las autoridades información personal que estas legítimamente soliciten. > Gestionar incidentes de seguridad de la información que comprometan datos personales y/o puedan violar derechos de COOMULTIUNION y/o de terceros. > Cumplir con las obligaciones establecidas por la ley, como pueden ser las encuestas de riesgo psicosocial, entre otras. > Realizar campañas de Seguridad y Salud en el Trabajo, Formación, Bienestar, u otras, respecto de sus trabajadores y grupos familiares, cuando fuera el caso. > Colaborar con las autoridades en la lucha contra la criminalidad de conformidad con las obligaciones que las leyes impongan. > Tratar información del trabajador con ocasión del relacionamiento de este con entidades financieras u otros terceros respecto de los cuales el trabajador haya autorizado. > Tratar la información sensible en el marco de la relación laboral existente, como lo pueden ser los datos biométricos recolectados para efectos de identificación plena de los empleados en el ingreso de las instalaciones, cuando sea el caso. > Verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales que aplican dentro de la ejecución del contrato de trabajo. > Suministrar la información personal de los trabajadores y su grupo familiar, requerida por aquellos terceros que presten servicios a COOMULTIUNION como puede ser las relacionadas con la ejecución del objeto social, aseguradoras, proveedores, entre otras acciones necesarias para la productividad, competitividad y cumplimiento de las obligaciones a cargo de la Cooperativa > Comunicar al público información personal a través de medios tradicionales y/o virtuales relacionados con la responsabilidad social empresarial que la Cooperativa realiza con sus grupos de interés, uno de ellos sus trabajadores. > Realizar estudios de seguridad y debida diligencia ampliada, con el fin de mitigar los riesgos sobre la operación de COOMULTIUNION, su relacionamiento con los grupos de interés y para cumplir con las exigencias de orden legal y certificaciones de industria. > Gestionar la seguridad e identidad relacionada con el ingreso y salida a las instalaciones, sistemas de información e infraestructura dispuesta por la Cooperativa. > Monitorear el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales vinculadas al régimen de protección de datos personales y habeas data vigente en Colombia. > Tratar los datos de forma legítima en el marco de las obligaciones derivadas de la relación laboral. > Cumplir con el deber de información a las autoridades públicas competentes y a la comunidad en general, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1712 de 2014 que aplique a COOMULTIUNION. > Finalidades vinculadas al régimen de seguridad y salud en el trabajo. En el marco de la relación contractual con sus trabajadores es de obligatorio cumplimiento para COOMULTIUNION la normatividad legal vinculada a la seguridad y salud en el trabajo. En virtud de este régimen legal COOMULTIUNION debe tratar los datos personales de sus empleados, incluidos los sensibles, para las siguientes finalidades: (i) Gestionar la salud ocupacional de cada empleado; (ii) Documentar el estado de salud de los empleados en la historia clínica y correspondientes anexos, cuando sea necesario a la luz del régimen de seguridad y salud en el trabajo; (iii) Gestionar los accidentes y enfermedades laborales de acuerdo con lo dispuesto en la ley; (iv) Gestionar los riesgos vinculados a las seguridad y salud en el trabajo; (v) Obtener información del empleado y su grupo familiar para gestionar los riesgos en materia de seguridad y salud en el trabajo, como pueden ser entre otras, las encuestas de riesgo psicosocial e (vi) Informar a aquellos terceros autorizados por la ley para cumplir con las obligaciones que el régimen jurídico le impone en materia de seguridad y salud en el trabajo. Así mismo, cumpliendo las normas vigentes. En el desarrollo del vínculo contractual con COOMULTIUNION, puede ser necesario la recolección y tratamiento de información personal biométrica con fines de seguridad, u otra información personal sensible como puede ser la información personal relativa a la salud, origen étnico, creencias religiosas, ideología política, orientación sexual u otra así considerada por la Ley colombiana; entiende el titular del dato que tiene la facultad de suministrarla y que la misma puede ser requerida en virtud de un interés legítimo y/o de ley. Los datos personales recolectados y tratados podrán constar en medio físico, video, audio, fotográfico, biométrico, informático, los cuales estarán protegidos de forma segura, acorde a las características de la información personal tratada. Así mismo, cumpliendo las normas vigentes, se informa que los datos personales podrán ser tratados directamente y/o a través de terceros, en condición de encargados del tratamiento de datos, en centro de datos ubicados dentro o fuera de Colombia, en territorios como Estados Unidos, Canadá, Europa, Latinoamérica u otros territorios. El titular del dato personal podrá ejercer los derechos y facultades derivadas de la Ley de Habeas Data, así como presentar consultas y/o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales. Recibida la solicitud de ejercicio de Habeas Data, COOMULTIUNION dará respuesta en los términos de ley. Estos derechos podrá realizarlos a través de los siguientes canales: Correo electrónico: info@coomultiunion.com y/o Dirección Física Carrera 24 # 51-75 oficina 202 Bogotá. El titular ha sido informado del contenido de la Política de Privacidad de COOMULTIUNION a la cual ha tenido acceso y que se encuentra publicada en la página web www.coomultiunion.com
QUINTA. INDEMNIDAD. EL TRABAJADOR indemnizará a COOMULTIUNION en caso de cualquier perjuicio ocasionado por la falta de diligencia, cuidado y prudencia en relación con la protección y/o tratamiento de la información personal a la que accede con ocasión de este contrato. Así mismo, será responsable de cualquier sanción que pudiera imponerse a COOMULTIUNION por parte de la SIC como autoridad en materia de protección de datos personales y que fuera imputable a EL TRABAJADOR como resultado de una investigación.
SEXTA. PACTO ARBITRAL. Cualquier diferencia relacionada con este acuerdo de protección de información personal se someterá a la decisión de un tribunal de arbitramento que funcionará en la Cámara de Comercio de Bogotá. El tribunal estará integrado por un solo árbitro, designado de común acuerdo, en su defecto lo designará el mencionado centro de arbitraje.
SÉPTIMA. VIGENCIA. El presente acuerdo estará vigente por el período de duración de la relación contractual que da lugar a la firma del mismo. No obstante, lo anterior, la obligación de confidencialidad respecto de la información y datos personales a los que acceda en virtud del contrato laboral, permanecerá vigente de forma indefinida.